Λογιστική & Αποθέματα
Λογιστική Παρακολούθηση Αποθέματος: Τι Πρέπει να Ξέρει μια Εμπορική Επιχείρηση
Δημοσιεύτηκε · 8 λεπτά ανάγνωσης · NS Λογιστικό – Φοροτεχνικό Γραφείο
Γράφτηκε από την ομάδα λογιστών-φοροτεχνικών του NSTAX
Κάθε επιχείρηση που διατηρεί απόθεμα — εμπορεύματα, πρώτες ύλες ή έτοιμα προϊόντα — έρχεται αργά ή γρήγορα αντιμέτωπη με το ερώτημα της απογραφής: πότε είναι υποχρεωτική, πώς γίνεται σωστά, και τι αλλάζει το 2026 για τις μικρότερες επιχειρήσεις. Το NSTAX εξηγεί αναλυτικά σε αυτό το άρθρο πώς λειτουργεί η λογιστική παρακολούθηση αποθέματος και ποιες είναι οι πρόσφατες αλλαγές που αξίζει να γνωρίζετε.
Τι Είναι η Απογραφή Αποθεμάτων
Απογραφή είναι η λεπτομερής καταμέτρηση, καταγραφή και αποτίμηση όλων των αποθεμάτων μιας επιχείρησης σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή, συνήθως στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης. Περιλαμβάνει εμπορεύματα προς πώληση, πρώτες και βοηθητικές ύλες, ημιέτοιμα και έτοιμα προϊόντα. Σκοπός της είναι να επιβεβαιωθεί ότι τα πραγματικά, φυσικά αποθέματα συμφωνούν με τα λογιστικά δεδομένα, και να προσδιοριστεί σωστά το κόστος πωληθέντων και το αποτέλεσμα χρήσης της επιχείρησης.
Ποιες Επιχειρήσεις Υποχρεούνται σε Απογραφή
Σύμφωνα με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (Ν.4308/2014), κάθε οντότητα με αποθέματα οφείλει καταρχήν να τα αποτιμά στο τέλος κάθε χρήσης. Ωστόσο, από το 2026, οι πολύ μικρές επιχειρήσεις που τηρούν απλογραφικά βιβλία (Β' κατηγορίας) μπορούν, υπό προϋποθέσεις, να απαλλάσσονται από την υποχρέωση διενέργειας ετήσιας φυσικής απογραφής, λόγω του περιορισμένου αντίκτυπου που έχουν οι μεταβολές αποθέματος στα οικονομικά τους αποτελέσματα.
Ο Κανόνας «Ν+3» για όσους Επιλέγουν Προαιρετική Απογραφή
Αν μια επιχείρηση που δικαιούται απαλλαγή επιλέξει, παρ' όλα αυτά, να διενεργήσει οικειοθελώς απογραφή σε κάποια χρήση, τότε δεσμεύεται να συνεχίσει να διενεργεί απογραφή για τις επόμενες τρεις διαδοχικές χρήσεις. Αυτό σημαίνει ότι η επιλογή της προαιρετικής απογραφής δεν είναι μια απόφαση «έτος προς έτος», αλλά δεσμευτική για ένα τετραετές διάστημα συνολικά.
Η Διαδικασία της Φυσικής Απογραφής Βήμα-Βήμα
- Ορισμός υπευθύνου φυσικής καταμέτρησης και υπευθύνου λογιστικής απογραφής, συνήθως διαφορετικών προσώπων για διασταύρωση
- Προσδιορισμός όλων των φυσικών αποθηκευτικών χώρων της επιχείρησης, με ξεχωριστή καταμέτρηση για κάθε χώρο (κατάστημα, αποθήκη, εργοστάσιο)
- Φυσική καταμέτρηση κάθε είδους, με καταγραφή περιγραφής, μονάδας μέτρησης και ποσότητας
- Ξεχωριστή καταγραφή αποθεμάτων τρίτων που βρίσκονται στους χώρους της επιχείρησης, καθώς και αποθεμάτων της επιχείρησης που βρίσκονται σε χώρους τρίτων
- Αποτίμηση κάθε είδους με την κατάλληλη μέθοδο (κόστος κτήσης, μέση σταθμική τιμή, ή άλλη αποδεκτή μέθοδο)
- Σύγκριση των φυσικών ευρημάτων με τα λογιστικά υπόλοιπα και τακτοποίηση τυχόν διαφορών
Η διαδικασία πρέπει να έχει ολοκληρωθεί πριν την έναρξη συναλλαγών της νέας χρήσης, ώστε το αρχικό απόθεμα της νέας χρονιάς να βασίζεται σε επιβεβαιωμένα στοιχεία.
Γιατί η Σωστή Παρακολούθηση Αποθέματος Έχει Σημασία Πέρα από τη Συμμόρφωση
Πέρα από τη νομική υποχρέωση, η τακτική και ακριβής παρακολούθηση αποθέματος βοηθά μια επιχείρηση να εντοπίζει έγκαιρα απώλειες λόγω φθοράς, κλοπής ή λανθασμένων παραδόσεων, να αποφεύγει είτε υπερβολική δέσμευση κεφαλαίου σε αποθέματα που δεν κινούνται, είτε ελλείψεις που χάνουν πωλήσεις, και να έχει μια πιο ακριβή εικόνα της πραγματικής κερδοφορίας ανά προϊόν ή κατηγορία.
Ένα Παράδειγμα: Μικρό Κατάστημα Λιανικής
Ας υποθέσουμε ένα μικρό κατάστημα ένδυσης που τηρεί απλογραφικά βιβλία και, βάσει του τζίρου του, δικαιούται απαλλαγή από την υποχρεωτική ετήσια απογραφή το 2026. Ο ιδιοκτήτης αποφασίζει, ωστόσο, να διενεργήσει οικειοθελώς πλήρη φυσική απογραφή αυτή τη χρονιά, επειδή υποψιάζεται σημαντικές απώλειες λόγω κλοπών.
Επειδή επέλεξε να κάνει την απογραφή παρότι δικαιούνταν απαλλαγή, δεσμεύεται πλέον να συνεχίσει να διενεργεί απογραφή και τις επόμενες τρεις χρήσεις (δηλαδή μέχρι και το 2029), ακόμα κι αν ο τζίρος του παραμείνει σε επίπεδα που θα του επέτρεπαν κανονικά απαλλαγή. Η απόφαση αυτή πρέπει συνεπώς να ζυγιστεί προσεκτικά, συνυπολογίζοντας το κόστος και τον χρόνο που απαιτεί η διαδικασία για τα επόμενα χρόνια.
Μέθοδοι Αποτίμησης Αποθέματος
Η αποτίμηση των αποθεμάτων μπορεί να γίνει με διαφορετικές αποδεκτές μεθόδους, ανάλογα με τη φύση της δραστηριότητας:
- Μέθοδος εξατομικευμένου κόστους, κατάλληλη για επιχειρήσεις με λίγα, ακριβά και εύκολα αναγνωρίσιμα είδη
- Μέθοδος μέσης σταθμικής τιμής, που χρησιμοποιείται ευρέως για είδη με μεγάλο όγκο συναλλαγών
- Μέθοδος μικτού περιθωρίου κέρδους, η οποία προσδιορίζει κατευθείαν την αξία του τελικού αποθέματος και το κόστος πωληθέντων χωρίς να απαιτεί προσδιορισμό ποσότητας, κατάλληλη κυρίως για λιανικές επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο ειδών και σχετικά σταθερό περιθώριο κέρδους
Η επιλογή μεθόδου πρέπει να είναι συνεπής από χρήση σε χρήση, ώστε τα οικονομικά αποτελέσματα να παραμένουν συγκρίσιμα.
Συχνές Ερωτήσεις
Υποχρεούμαι σε απογραφή αν τηρώ απλογραφικά βιβλία;
Τι σημαίνει ο κανόνας «Ν+3»;
Πρέπει να απογράφω και αποθέματα τρίτων που βρίσκονται στην επιχείρησή μου;
Ποια μέθοδος αποτίμησης ταιριάζει καλύτερα σε ένα κατάστημα λιανικής με πολλά είδη;
Τι κινδυνεύω αν δεν κάνω σωστά την απογραφή ενώ υποχρεούμαι;
Χρειάζεστε Βοήθεια με την Απογραφή της Επιχείρησής σας;
Το NSTAX, λογιστικό φοροτεχνικό γραφείο στην Αθήνα, αξιολογεί αν η επιχείρησή σας δικαιούται απαλλαγή από την υποχρεωτική απογραφή και οργανώνει τη σωστή διαδικασία παρακολούθησης αποθέματος. Επικοινωνήστε μαζί μας για μια αρχική αξιολόγηση.
Δείτε επίσης τον οδηγό μας για τον ισολογισμό και τις οικονομικές καταστάσεις και τις υπηρεσίες για επιχειρήσεις του NSTAX.
Οι προϋποθέσεις απαλλαγής από την απογραφή και οι μέθοδοι αποτίμησης βασίζονται στο ισχύον πλαίσιο (Ν.4308/2014) και ενδέχεται να τροποποιηθούν. Για την ακριβή εικόνα της δικής σας επιχείρησης, επικοινωνήστε μαζί μας.