Ταμειακές Μηχανές και POS: Ποιες Υποχρεώσεις Έχει η Επιχείρησή σας

Τι Είναι ο ΦΗΜ και τι Σημαίνει Διασύνδεση

Ο Φορολογικός Ηλεκτρονικός Μηχανισμός (ΦΗΜ) είναι η ταμειακή μηχανή ή το αντίστοιχο σύστημα έκδοσης αποδείξεων λιανικής που χρησιμοποιεί η επιχείρηση. Διασύνδεση σημαίνει ότι το τερματικό POS επικοινωνεί απευθείας με τον ΦΗΜ, ώστε το ποσό που χρεώνεται στην κάρτα του πελάτη να συμπίπτει με το ποσό της απόδειξης που εκδίδεται. Έτσι δεν μπορεί να γίνει χρέωση κάρτας χωρίς αντίστοιχη φορολογική απόδειξη, κάτι που περιορίζει τη φοροδιαφυγή και προστατεύει και την ίδια την επιχείρηση από λάθη.

Ποιες Επιχειρήσεις Έχουν Υποχρέωση Διασύνδεσης

Υποχρέωση διασύνδεσης υπάρχει για τις λιανικές συναλλαγές των επιχειρήσεων που έχουν υποχρέωση χρήσης ΦΗΜ ή που κάνουν χρήση ΦΗΜ, ακόμη και αν δεν υποχρεούνταν. Στην πράξη αφορά καταστήματα λιανικής, εστίαση, υπηρεσίες προς καταναλωτές και κάθε επιχείρηση που εισπράττει κάρτες από ιδιώτες πελάτες. Η προθεσμία για την αρχική διασύνδεση έχει ήδη παρέλθει, οπότε η υποχρέωση βρίσκεται σε πλήρη ισχύ και ισχύει από την πρώτη ημέρα λειτουργίας και για νέες ή εποχικές επιχειρήσεις.

Πότε Δεν Υπάρχει Υποχρέωση Διασύνδεσης

Η υποχρέωση δεν υφίσταται σε κάθε περίπτωση. Ενδεικτικά:

• Επιχείρηση που διενεργεί αποκλειστικά χονδρικές συναλλαγές δεν έχει υποχρέωση να διασυνδέσει τα POS της με ταμειακό σύστημα
• Όταν μια επιχείρηση πραγματοποιεί συναλλαγές για τις οποίες δεν είναι υποχρεωτική η χρήση ΦΗΜ και πράγματι δεν χρησιμοποιεί ΦΗΜ, δεν υπάρχει υποχρέωση διασύνδεσης για τις συγκεκριμένες συναλλαγές

Επειδή η εξαίρεση εξαρτάται από το είδος των συναλλαγών και την τεκμηρίωσή τους, αξίζει να ελέγχεται κάθε περίπτωση ξεχωριστά πριν θεωρήσετε ότι δεν σας αφορά.

Πολλά POS και Πολλές Ταμειακές: Πώς Γίνεται η Διασύνδεση

Αν η επιχείρηση έχει περισσότερα από ένα τερματικά POS ή περισσότερους ΦΗΜ, ισχύουν οι εξής κανόνες:

• Όλα τα τερματικά POS πρέπει να διασυνδεθούν με κάποιον ή κάποιους από τους ΦΗΜ της επιχείρησης
• Δεν είναι υποχρεωτικό να διασυνδεθούν όλοι οι ΦΗΜ με POS· ΦΗΜ που δεν έχει διασυνδεθεί με POS μπορεί να χρησιμοποιείται αποκλειστικά για συναλλαγές με μετρητά
• Μπορούν να διασυνδεθούν περισσότερα από ένα POS με έναν ΦΗΜ

Πρόστιμα για Μη Διασύνδεση

Για την επιχείρηση που δεν διασυνδέει τα POS με τον ΦΗΜ προβλέπονται σημαντικά πρόστιμα:

• 10.000€, αν η επιχείρηση τηρεί απλογραφικό λογιστικό σύστημα
• 20.000€, αν η επιχείρηση τηρεί διπλογραφικό λογιστικό σύστημα
• Τα πρόστιμα μειώνονται στο μισό για επιχειρήσεις σε μικρούς οικισμούς και μικρά νησιά, υπό τις προϋποθέσεις που ορίζει ο νόμος
• Σε περίπτωση υποτροπής εντός πενταετίας, το πρόστιμο διπλασιάζεται και για κάθε επόμενη ίδια παράβαση τριπλασιάζεται

Επιπλέον, ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας προβλέπει ξεχωριστά πρόστιμα για τη μη έκδοση ή ανακριβή έκδοση φορολογικών στοιχείων, τα οποία μπορούν να προστεθούν σε περίπτωση ελέγχου.

Τι Ελέγχει η ΑΑΔΕ

Η ΑΑΔΕ διασταυρώνει τα στοιχεία των τερματικών POS με τα δεδομένα των ταμειακών μηχανών, ώστε να εντοπίσει επιχειρήσεις που εισπράττουν με κάρτα χωρίς να εκδίδουν την αντίστοιχη απόδειξη ή που δεν έχουν διασυνδέσει τα συστήματά τους. Σε περιπτώσεις που έχουν δημοσιοποιηθεί, έχουν επιβληθεί πρόστιμα 10.000€ και 20.000€ σε επιχειρήσεις που δεν είχαν διασυνδέσει εγκαίρως τα τερματικά τους. Ένα ακόμη σημείο που συχνά παραβλέπεται: η διακοπή λειτουργίας του POS από τον πάροχο λόγω ανεξόφλητου τιμολογίου δεν άρει την υποχρέωση διασύνδεσης.

Ένα Παράδειγμα από την Πράξη

Ας υποθέσουμε ένα κατάστημα καφέ-σνακ, ατομική επιχείρηση με απλογραφικά βιβλία, που διαθέτει μία ταμειακή μηχανή και δύο τερματικά POS, ένα στο ταμείο και ένα για το σερβίρισμα στα τραπέζια. Ο ιδιοκτήτης έχει διασυνδέσει μόνο το POS του ταμείου, θεωρώντας ότι το δεύτερο χρησιμοποιείται σπάνια.

Σε έλεγχο, η ΑΑΔΕ εντοπίζει ότι το δεύτερο τερματικό δεν είναι διασυνδεδεμένο με τον ΦΗΜ. Επειδή η υποχρέωση αφορά όλα τα τερματικά POS και όχι μόνο το κύριο, η επιχείρηση εκτίθεται σε πρόστιμο 10.000€, δηλαδή ποσό που ενδέχεται να ξεπερνά το μηνιαίο της κέρδος. Αν η ίδια επιχείρηση τηρούσε διπλογραφικά βιβλία, το αντίστοιχο πρόστιμο θα ήταν 20.000€. Η λύση ήταν απλή και φθηνή: η διασύνδεση του δεύτερου POS με την ίδια ταμειακή μηχανή, κάτι που επιτρέπεται ρητά από τους κανόνες.

Αντίθετα, μια επιχείρηση που πουλά αποκλειστικά χονδρική σε άλλες επιχειρήσεις δεν θα είχε υποχρέωση διασύνδεσης, γι' αυτό η σωστή αξιολόγηση του τύπου των συναλλαγών είναι το πρώτο βήμα.

Τα Πιο Συχνά Λάθη

1. Διασύνδεση μόνο του κύριου POS, ενώ οι υπόλοιπες συσκευές της επιχείρησης παραμένουν ασύνδετες
2. Χρήση φορητών ή δευτερευόντων POS για εξωτερικές πωλήσεις χωρίς διασύνδεση με ΦΗΜ
3. Υπόθεση ότι η διακοπή του POS λόγω ανεξόφλητου τιμολογίου λύνει το πρόβλημα
4. Παράλειψη διασύνδεσης από νέα ή εποχική επιχείρηση που ανοίγει μετά από περίοδο παύσης
5. Σύγχυση ανάμεσα σε λιανικές και χονδρικές συναλλαγές, με αποτέλεσμα λανθασμένη εκτίμηση ότι δεν υπάρχει υποχρέωση
6. Αγορά νέου POS από πάροχο χωρίς να ελεγχθεί ότι υποστηρίζει τη διασύνδεση με τον ΦΗΜ της επιχείρησης

5 Πρακτικές Συμβουλές Συμμόρφωσης

1. Καταγράψτε όλα τα τερματικά POS της επιχείρησης (σταθερά και φορητά) και ελέγξτε ότι το καθένα είναι διασυνδεδεμένο με κάποιον ΦΗΜ.
2. Πριν από κάθε αλλαγή ή προσθήκη POS, επιβεβαιώστε με τον πάροχο και τον τεχνικό της ταμειακής ότι η διασύνδεση θα ολοκληρωθεί πριν τη χρήση.
3. Αν η επιχείρησή σας είναι εποχική, ελέγξτε τη διασύνδεση πριν την επαναλειτουργία και όχι μετά την πρώτη πληρωμή με κάρτα.
4. Μην αφήνετε ανεξόφλητα τιμολόγια παρόχου POS, γιατί η διακοπή υπηρεσίας δεν σας απαλλάσσει από την υποχρέωση.
5. Ζητήστε από τον λογιστή σας έναν σύντομο έλεγχο συμμόρφωσης, ειδικά αν έχετε περισσότερες από μία συσκευές.