Πάροχος Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης ή Εφαρμογή timologio: Πώς Επιλέγει Μια Επιχείρηση

Ποιους Αφορά και Από Πότε

Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση για τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων (B2B) και με το Δημόσιο (B2G) εφαρμόζεται σε δύο φάσεις:

• Α΄ φάση, από 2 Μαρτίου 2026: επιχειρήσεις με κύκλο εργασιών άνω του 1.000.000€ (με βάση το 2023)
• Β΄ φάση, από 1 Οκτωβρίου 2026: όλες οι υπόλοιπες επιχειρήσεις, ανεξάρτητα από τον όγκο των παραστατικών τους

Η υποχρέωση αφορά τις πωλήσεις προς άλλες επιχειρήσεις και φορείς του Δημοσίου. Αν εκδίδετε αποκλειστικά αποδείξεις σε ιδιώτες καταναλωτές, δεν εντάσσεστε στην ίδια υποχρέωση, αλλά η διαβίβαση των στοιχείων στο myDATA παραμένει ξεχωριστή υποχρέωση. Η αποδοχή ηλεκτρονικών τιμολογίων από προμηθευτές είναι επίσης ξεχωριστή υποχρέωση που ισχύει από τις 2 Μαρτίου 2026 για τις οντότητες που υπάγονται στα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα.

Οι Δύο Τρόποι Έκδοσης

Η επιχείρηση μπορεί να εκδίδει τα ηλεκτρονικά της τιμολόγια με έναν από δύο τρόπους:

• Εφαρμογή timologio της ΑΑΔΕ (και η έκδοση για κινητά, myDATAapp): δωρεάν εφαρμογή της φορολογικής διοίκησης, χωρίς κόστος και χωρίς σύμβαση με πάροχο. Η ΑΑΔΕ δεν δηλώνει την επιλογή αυτή για λογαριασμό της επιχείρησης· τη δήλωση την κάνει η ίδια η επιχείρηση.
• Εμπορικός πάροχος: αδειοδοτημένη εταιρεία λογισμικού, που στα επίσημα κείμενα ονομάζεται ΥΠΑΗΕΣ (Υπηρεσίες Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων), με μηνιαία ή ετήσια συνδρομή. Η ΑΑΔΕ δημοσιεύει τη λίστα των αδειοδοτημένων λογισμικών.

Πότε Ταιριάζει το timologio

Η δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ είναι συνήθως επαρκής όταν:

• Εκδίδετε σχετικά λίγα τιμολόγια τον μήνα, για παράδειγμα ένας ελεύθερος επαγγελματίας με μικρό αριθμό πελατών επιχειρήσεων
• Δεν χρειάζεστε σύνδεση με πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης ή e-shop
• Δεν χρειάζεστε εξειδικευμένη τεχνική υποστήριξη πέρα από τη γενική υποστήριξη της ΑΑΔΕ

Πότε Ταιριάζει ο Εμπορικός Πάροχος

Ο εμπορικός πάροχος έχει νόημα όταν:

• Ο όγκος των τιμολογίων είναι μεγάλος και η χειροκίνητη έκδοση θα απορροφούσε σημαντικό χρόνο
• Χρειάζεστε αυτόματη σύνδεση με το πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης, το λογιστικό πρόγραμμα ή το e-shop σας
• Θέλετε εξειδικευμένη υποστήριξη για σφάλματα διαβίβασης, ακυρώσεις και διορθώσεις παραστατικών
• Η επιχείρησή σας εκδίδει πολύπλοκα παραστατικά, όπως πιστωτικά, δελτία αποστολής ή τιμολόγια με πολλαπλούς συντελεστές ΦΠΑ

Πώς Επιλέγετε Πάροχο σε Έξι Βήματα

1. Καταγράψτε τις ανάγκες σας: πόσα τιμολόγια εκδίδετε τον μήνα, αν πουλάτε σε επιχειρήσεις, ιδιώτες ή και τα δύο, και ποια προγράμματα χρησιμοποιείτε ήδη.
2. Ελέγξτε ότι το λογισμικό είναι αδειοδοτημένο, με βάση τη λίστα που δημοσιεύει η ΑΑΔΕ.
3. Βεβαιωθείτε ότι συνεργάζεται με το λογιστικό πρόγραμμα, το πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης ή το e-shop σας, ώστε να μην πληκτρολογείτε κάθε παραστατικό χειροκίνητα.
4. Ρωτήστε πώς διαχειρίζεται σφάλματα διαβίβασης, ακυρώσεις και διορθώσεις και τι υποστήριξη προσφέρει.
5. Συγκρίνετε το συνολικό κόστος: συνδρομή, όριο παραστατικών ανά μήνα, χρεώσεις για επιπλέον παραστατικά και κόστος σύνδεσης με άλλα προγράμματα.
6. Δοκιμάστε το σύστημα με δοκιμαστική περίοδο, αν προσφέρεται, πριν δεσμευτείτε, και ολοκληρώστε τη δήλωση της επιλογής σας στο myDATA.

Πόσο Κοστίζει

Το κόστος των εμπορικών παρόχων ποικίλλει σημαντικά. Για μικρό όγκο παραστατικών, οι συνδρομές ξεκινούν ενδεικτικά από περίπου 10€ τον μήνα, ενώ για μεγαλύτερο όγκο ή για σύνδεση με προγράμματα εμπορικής διαχείρισης το κόστος αυξάνεται και μπορεί να φτάσει τις αρκετές δεκάδες ευρώ τον μήνα. Η σύγκριση πρέπει να λαμβάνει υπόψη και το κρυφό κόστος: ο χρόνος που απαιτεί η χειροκίνητη έκδοση παραστατικών στη δωρεάν εφαρμογή, όταν ο όγκος είναι μεγάλος, μπορεί να ξεπερνά τη συνδρομή ενός παρόχου. Τα ποσά αυτά είναι ενδεικτικά και διαφέρουν ανά πάροχο.

Η Δήλωση στο myDATA: Μην την Ξεχάσετε

Ανεξάρτητα από το ποιον τρόπο έκδοσης επιλέξετε, η επιχείρηση πρέπει να δηλώσει την επιλογή της μέσα από την πλατφόρμα myDATA, στην ενότητα των δηλώσεων ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων μέσω παρόχου ή εφαρμογής timologio. Για όσους επιλέγουν το timologio, η δήλωση γίνεται δηλώνοντας ως τύπο παρόχου τον δημόσιο πάροχο (e-timologio), ως είδος συναλλαγών τις B2B και B2G και ως ημερομηνία έναρξης ισχύος όχι μεταγενέστερη της 1ης Οκτωβρίου 2026. Σύμφωνα με δημοσιεύσεις, η προθεσμία για τη δήλωση αυτή στη Β΄ φάση ήταν η 12η Οκτωβρίου 2026. Αν δεν έχετε ήδη κάνει τη δήλωση, επικοινωνήστε άμεσα με τον λογιστή σας, ώστε να ελεγχθούν οι δυνατότητες και τυχόν μεταβατικές ρυθμίσεις που ισχύουν.

Ένα Παράδειγμα: Δύο Επιχειρήσεις, Δύο Διαφορετικές Επιλογές

Παράδειγμα 1: Ένας ελεύθερος επαγγελματίας σύμβουλος εκδίδει περίπου 10 τιμολόγια τον μήνα σε επιχειρήσεις. Δεν διαθέτει πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης και δεν έχει ανάγκη εξειδικευμένης υποστήριξης. Η δωρεάν εφαρμογή timologio καλύπτει πλήρως την υποχρέωσή του, χωρίς κόστος.

Παράδειγμα 2: Μια εμπορική ΙΚΕ εκδίδει περίπου 300 παραστατικά τον μήνα, χρησιμοποιεί πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης και διατηρεί e-shop. Αν η έκδοση γινόταν χειροκίνητα, με ενδεικτικά 2 λεπτά ανά παραστατικό, ο συνολικός χρόνος θα ήταν 300 × 2 λεπτά = 600 λεπτά, δηλαδή 10 ώρες τον μήνα. Με ενδεικτικό κόστος εργασίας 15€ την ώρα, αυτό αντιστοιχεί σε περίπου 150€ τον μήνα, χωρίς να υπολογίζεται ο κίνδυνος λαθών. Ένας πάροχος με αυτόματη σύνδεση στο πρόγραμμα της εταιρείας, με ενδεικτικό κόστος 40€ τον μήνα, εξαλείφει τη χειροκίνητη εργασία και μειώνει τα λάθη. Για την επιχείρηση αυτή, η πληρωμένη λύση είναι οικονομικότερη στην πράξη. Τα ποσά είναι υποθετικά και χρησιμοποιούνται μόνο για να δείξουν τη λογική της σύγκρισης.

Τα Πιο Συχνά Λάθη

1. Επιλογή παρόχου μόνο με βάση την τιμή, χωρίς έλεγχο ότι είναι αδειοδοτημένος και συμβατός με τα προγράμματα της επιχείρησης
2. Παράλειψη δήλωσης της επιλογής στο myDATA, παρότι η επιχείρηση εκδίδει ήδη ηλεκτρονικά τιμολόγια
3. Υπόθεση ότι η ευθύνη για ορθή διαβίβαση ανήκει στον πάροχο ή τον λογιστή, ενώ ανήκει στην ίδια την επιχείρηση
4. Χρήση του timologio για μεγάλο όγκο παραστατικών, με αποτέλεσμα χρονοβόρα και επιρρεπή σε λάθη διαδικασία
5. Σύγχυση ανάμεσα στη διαβίβαση στο myDATA και στην ηλεκτρονική τιμολόγηση B2B, που είναι σχετικές αλλά ξεχωριστές υποχρεώσεις
6. Αναβολή της επιλογής μέχρι την τελευταία στιγμή, όταν η μετάβαση σε νέο σύστημα απαιτεί δοκιμές και προσαρμογή

5 Πρακτικές Συμβουλές

1. Υπολογίστε πρώτα τον μηνιαίο όγκο παραστατικών σας, γιατί καθορίζει ποια λύση συμφέρει.
2. Ζητήστε από τον λογιστή σας να επιβεβαιώσει ότι ο πάροχος που εξετάζετε συνεργάζεται με το λογιστικό σας πρόγραμμα.
3. Δοκιμάστε την έκδοση παραστατικών, συμπεριλαμβανομένων πιστωτικών και ακυρώσεων, πριν από την πραγματική χρήση.
4. Αν έχετε e-shop, ελέγξτε ότι ο πάροχος διασυνδέεται αυτόματα με την πλατφόρμα σας.
5. Κρατήστε αποδεικτικό της δήλωσης στο myDATA και καταγράψτε σε ποιον πάροχο ή εφαρμογή έχετε δηλώσει την έκδοση παραστατικών.